RGPD et agent IA : ce qu'il faut régler en pratique

Un agent IA est un traitement de données comme un autre

Dès qu'un agent IA lit, produit ou conserve une information relative à une personne identifiable, il réalise un traitement de données personnelles. Le RGPD s'applique alors en entier, sans régime spécial pour l'IA. Un agent qui répond aux clients, trie des candidatures, prépare des réponses à des courriels ou résume des dossiers de ressources humaines est concerné, même si personne n'a pensé à le déclarer comme tel.

Ce qui change avec un agent, ce sont les endroits où les données se cachent. Il y a ce que l'utilisateur tape, ce que l'agent va chercher dans vos systèmes, ce qu'il envoie au fournisseur du modèle, ce qu'il écrit dans ses journaux, ce qu'il indexe dans sa base documentaire. Chacun de ces flux relève des mêmes principes : finalité, base légale, minimisation, durée de conservation, sécurité, droits des personnes.

Cet article suit ces principes dans l'ordre où ils se posent sur un projet, d'après le texte du RGPD et les publications de la CNIL. Il ne remplace pas l'avis de votre délégué à la protection des données, que la CNIL recommande d'associer tôt, avec la sécurité et les métiers.

Qui est responsable : vous, le fournisseur, l'intégrateur

Première question, souvent mal posée : qui est responsable du traitement ? Dans la grande majorité des projets que nous voyons, c'est l'organisation qui déploie l'agent. C'est elle qui décide pourquoi l'agent existe et quelles données il traite. Le fournisseur du modèle, l'hébergeur et l'intégrateur agissent généralement pour son compte, comme sous-traitants.

Ce statut a des conséquences concrètes. L'article 28 du RGPD impose de ne recourir qu'à des sous-traitants présentant des garanties suffisantes, et d'encadrer la relation par un contrat. Ce contrat prévoit notamment que le sous-traitant ne traite les données que sur instruction documentée, que son personnel est tenu à la confidentialité, qu'il met en œuvre les mesures de sécurité requises, qu'il n'engage pas d'autre sous-traitant sans autorisation et qu'il vous aide à répondre aux demandes des personnes.

Dans les questions-réponses de la CNIL sur l'IA générative, deux points méritent l'attention. D'abord, clarifier le rôle de chacun avec le fournisseur fait partie du travail de gouvernance. Ensuite, un organisme qui enrichit un système avec ses propres données personnelles, par exemple en branchant une base documentaire ou en ajustant un modèle, devient responsable de ces traitements. Autrement dit : si votre agent interroge vos documents, c'est votre traitement, pas celui de l'éditeur du modèle.

Point de vigilance : la réutilisation de vos données par le fournisseur pour entraîner ses modèles. La CNIL invite à vérifier ce point avant de choisir une solution, et le contrat doit y répondre clairement.

Choisir la base légale avant de lancer

L'article 6 du RGPD liste six bases légales : le consentement, l'exécution d'un contrat, le respect d'une obligation légale, la sauvegarde des intérêts vitaux, l'exécution d'une mission d'intérêt public et l'intérêt légitime. La CNIL insiste sur un point : le choix de la base légale doit intervenir avant tout début de mise en œuvre. On ne la choisit pas après coup pour justifier un traitement déjà lancé.

Pour un agent, la base légale dépend de sa finalité, pas de la technologie. Quelques cas typiques, à valider avec votre délégué :

• Un agent qui traite la demande d'un client existant (suivi de commande, question sur un contrat) peut souvent s'appuyer sur l'exécution du contrat, à condition que le traitement soit objectivement nécessaire à ce contrat.
• Un agent interne qui aide les équipes (recherche documentaire, préparation de réponses) repose en général sur l'intérêt légitime de l'organisation. Il faut alors mettre en balance cet intérêt avec les droits des personnes dont les données passent par l'agent, et documenter cette mise en balance.
• Un agent sur un site public qui collecte des informations de prospects peut relever de l'intérêt légitime ou du consentement selon ce qu'il fait des données ensuite, notamment en matière de prospection.

Une même application peut porter plusieurs finalités, donc plusieurs bases légales : répondre au client et analyser les conversations pour améliorer le service ne relèvent pas forcément de la même. Ce découpage par finalité se pose au cadrage, en même temps que le périmètre fonctionnel décrit dans notre guide de déploiement d'un agent.

Minimiser ce que l'agent voit et ce qu'il garde

L'article 5 du RGPD pose le principe de minimisation : les données doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités. Avec un agent, ce principe se traduit en décisions d'architecture très concrètes.

• Ne donner à l'agent que les champs utiles. Un agent qui répond sur l'état d'une livraison n'a besoin ni de la date de naissance ni de l'historique de paiement du client.
• Filtrer avant l'envoi au modèle. Les identifiants, numéros et informations sensibles qui ne servent pas à la réponse peuvent être masqués ou remplacés par des jetons côté serveur, avant que le texte ne parte chez le fournisseur.
• Limiter la base documentaire. Sélectionner les documents utiles plutôt qu'indexer tout le partage réseau, et exclure les dossiers individuels.
• Cadrer ce que les utilisateurs saisissent. La CNIL recommande de définir une liste d'usages autorisés et interdits, par exemple ne pas fournir de données personnelles au système quand ce n'est pas nécessaire, et de former les utilisateurs à ces règles.

La minimisation est aussi un argument de sécurité : ce que l'agent ne voit pas, il ne peut pas le divulguer. Ce travail sur les flux relève autant de l'intégration que de la conformité, et nous le menons avec notre profil data et intégration.

Informer les personnes, y compris sur l'agent lui-même

L'article 13 du RGPD liste ce que les personnes doivent savoir quand leurs données sont collectées auprès d'elles. Parmi ces informations : l'identité du responsable du traitement, les coordonnées du délégué à la protection des données s'il existe, les finalités et la base juridique, les destinataires, l'intention éventuelle de transférer les données hors de l'Union, la durée de conservation ou les critères qui la déterminent, les droits dont elles disposent, le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle, et l'existence éventuelle d'une prise de décision automatisée.

Pour un agent conversationnel, nous recommandons une information en deux niveaux :

• un message court et visible au début de l'échange, qui indique que l'utilisateur parle à un système automatisé, à quoi il sert et ce qu'il ne faut pas y saisir, avec un lien vers l'information complète ;
• une section dédiée dans la politique de confidentialité, qui couvre les éléments de l'article 13 pour ce traitement précis, y compris le fournisseur du modèle et le lieu de traitement.

Pour un agent interne, l'information passe par les canaux RH habituels. Elle doit préciser si les conversations sont conservées, qui peut les consulter et dans quel but. Le règlement européen sur l'IA ajoute ses propres obligations de transparence, que nous détaillons dans ce qui s'applique déjà à votre PME.

Combien de temps garder les conversations

Le RGPD interdit de conserver les données plus longtemps que nécessaire. La CNIL décrit un cycle de vie en trois temps : la conservation en base active, le temps d'atteindre l'objectif ; l'archivage intermédiaire, quand les données ne servent plus à l'objectif initial mais restent utiles, par exemple en cas de contentieux, avec un accès restreint ; puis la suppression, ou l'archivage définitif dans des cas limités. Quand aucun texte ne fixe de durée, c'est au responsable du traitement de la déterminer et de la justifier.

Un agent produit plusieurs catégories de données, qui n'ont pas toutes la même durée légitime :

• la conversation elle-même, utile le temps de traiter la demande et éventuellement de la reprendre ;
• les journaux techniques (appels d'outils, erreurs), utiles pour la sécurité et le diagnostic ;
• les données extraites et enregistrées dans vos systèmes (un ticket, une fiche contact), qui suivent la durée du système qui les reçoit ;
• les données conservées chez le fournisseur du modèle, dont la durée dépend du contrat et doit être connue.

Pour chacune, fixez une durée, écrivez-la, et surtout automatisez la purge. Une durée qui existe dans une politique et pas dans le code n'est pas appliquée. Nous traitons la purge comme une fonction de l'application, testée comme les autres.

Sous-traitants et transferts hors de l'Union

Un agent mobilise souvent plusieurs prestataires : éditeur du modèle, hébergeur, base vectorielle, outil de supervision. Chacun est un sous-traitant. Tous doivent figurer dans votre documentation et être couverts par un contrat conforme à l'article 28.

Si l'un d'eux traite des données hors de l'Union, les règles du chapitre V du RGPD s'appliquent. Le transfert ne doit pas compromettre le niveau de protection garanti par le règlement. Il repose notamment sur une décision d'adéquation de la Commission européenne pour le pays concerné, ou sur des garanties appropriées, comme les clauses types de protection des données adoptées par la Commission ou des règles d'entreprise contraignantes.

En pratique, demandez à chaque fournisseur la liste de ses sous-traitants, le lieu de traitement de chaque catégorie de données et le mécanisme de transfert utilisé le cas échéant. La CNIL, dans ses questions-réponses sur l'IA générative, rappelle que le mode de déploiement compte : un système hébergé localement limite les risques, un service en nuage appelle un contrat de sous-traitance, et un accès par API invite à réduire au maximum les données personnelles envoyées. Nous avons comparé les options d'hébergement dans héberger un projet IA en France.

Les droits des personnes face à un agent

Les articles 15 à 22 du RGPD donnent aux personnes des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition, ainsi qu'une protection face aux décisions entièrement automatisées. L'article 12 fixe le délai de réponse : un mois à compter de la réception de la demande, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes, en informant la personne.

Avec un agent, la difficulté est de retrouver les données. Une demande d'accès ou d'effacement doit couvrir les conversations, les journaux, les données extraites dans vos systèmes et, le cas échéant, les documents indexés dans la base de l'agent.

Trois précautions de conception règlent l'essentiel :

• rattacher chaque conversation et chaque journal à un identifiant de personne ou de session, retrouvable ;
• prévoir une fonction d'export et une fonction d'effacement qui couvrent tous les stockages de l'agent, y compris les index ;
• vérifier auprès du fournisseur du modèle comment répercuter un effacement sur les données qu'il conserve.

Reste l'article 22. Il donne à toute personne le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques la concernant ou l'affectant de manière significative de façon similaire. Un agent qui écarte une candidature ou refuse un dossier sans intervention humaine entre dans cette zone. Notre règle : l'agent prépare, un humain décide réellement.

L'analyse d'impact : quand elle est requise

L'article 35 du RGPD impose une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) quand un traitement est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes, en particulier avec de nouvelles technologies. La CNIL précise deux voies. Soit le traitement figure dans la liste des types d'opérations pour lesquels elle a jugé l'analyse obligatoire. Soit il remplit au moins deux des neuf critères issus des lignes directrices européennes : évaluation ou notation, décision automatisée avec effet juridique ou similaire, surveillance systématique, données sensibles ou hautement personnelles, collecte à large échelle, croisement de données, personnes vulnérables, usage innovant, exclusion du bénéfice d'un droit ou d'un contrat.

Le critère de l'usage innovant pèse lourd pour les agents. Dans sa fiche consacrée à l'analyse d'impact des systèmes d'IA, la CNIL considère que l'IA générative relève de l'usage innovant, parce que ses risques sont encore mal identifiés et mal maîtrisés, alors que des techniques établies comme la régression ou le partitionnement n'en relèvent pas. Un agent fondé sur un modèle génératif coche donc souvent déjà un critère. Il suffit d'un second, par exemple des données de santé, des personnes vulnérables, une collecte à large échelle ou une notation, pour que l'analyse devienne obligatoire.

La même fiche liste des risques propres à l'IA à examiner : mésusage et fuite des données, discriminations liées aux biais, production de contenus erronés sur des personnes réelles, décisions automatisées peu explicables, attaques visant le modèle, perte de maîtrise des utilisateurs sur leurs données. Nous la croisons avec la revue de sécurité de l'agent, portée par notre métier sécurité et conformité IA.

Le registre et la documentation

L'article 30 du RGPD impose de tenir un registre des activités de traitement. Pour chaque traitement, il mentionne notamment les finalités, les catégories de personnes et de données, les catégories de destinataires, y compris dans des pays tiers, les délais d'effacement prévus lorsque c'est possible et une description générale des mesures de sécurité. Le règlement prévoit une exemption pour les organisations de moins de 250 salariés, mais elle tombe dès que le traitement comporte un risque pour les droits des personnes, n'est pas occasionnel ou porte sur des catégories particulières de données. Un agent en production, utilisé tous les jours, est rarement occasionnel.

Concrètement, un agent donne lieu à une ou plusieurs fiches de registre, une par finalité. Nous y joignons un dossier de conformité court, tenu à jour à chaque évolution :

• la cartographie des flux de données, du poste de l'utilisateur jusqu'au fournisseur du modèle ;
• la base légale de chaque finalité, avec la mise en balance si c'est l'intérêt légitime ;
• la liste des sous-traitants, leurs contrats et les lieux de traitement ;
• les durées de conservation et la preuve que la purge fonctionne ;
• les textes d'information des personnes ;
• l'analyse d'impact ou la note qui justifie qu'elle n'était pas requise ;
• la procédure de réponse aux demandes de droits.

C'est ce dossier que vous sortirez le jour où un client, un auditeur ou la CNIL posera des questions. Il vit avec l'agent et s'inscrit dans notre approche d'IA responsable. Il suppose aussi que les équipes connaissent les règles du jeu, ce que nous travaillons dans la montée en maturité des équipes sur l'IA.

Vous préparez un agent ou vous en avez déjà un en service sans être sûr de sa conformité ? Le diagnostic IA passe en revue vos cas d'usage, leurs flux de données et les points RGPD à traiter avant la mise en production, en lien avec votre délégué à la protection des données.

Sources

• RGPD, chapitre II : principes et licéité (articles 5 et 6)
• RGPD, chapitre III : information et droits des personnes (articles 12 à 22)
• RGPD, chapitre IV : sous-traitant, registre, analyse d'impact (articles 28, 30, 35)
• RGPD, chapitre V : transferts vers des pays tiers
• CNIL, Les bases légales
• CNIL, Les durées de conservation des données
• CNIL, Ce qu'il faut savoir sur l'analyse d'impact (AIPD)
• CNIL, IA : réaliser une analyse d'impact si nécessaire
• CNIL, Comment déployer une IA générative ? Premières précisions
• CNIL, Questions-réponses sur l'utilisation d'un système d'IA générative

Questions fréquentes

Faut-il le consentement des utilisateurs pour utiliser un agent IA ?

Pas systématiquement. Le consentement n'est qu'une des six bases légales, et il est souvent moins adapté que l'exécution d'un contrat ou l'intérêt légitime pour un agent de service ou un agent interne. Le choix dépend de la finalité et doit être fait avant le lancement, avec votre délégué à la protection des données.

Peut-on utiliser un modèle américain et rester conforme au RGPD ?

Le RGPD n'interdit pas les fournisseurs étrangers. Il impose un contrat de sous-traitance conforme et, si des données sortent de l'Union, un mécanisme de transfert prévu par le chapitre V. Il faut aussi vérifier que le fournisseur ne réutilise pas vos données pour ses propres fins.

Les conversations anonymes avec un agent sont-elles hors RGPD ?

Rarement en pratique. Les utilisateurs écrivent souvent leur nom, leur adresse ou un numéro de dossier dans le fil de la conversation, et les journaux techniques contiennent des identifiants. Considérez par défaut que les conversations contiennent des données personnelles, et appliquez une durée de conservation.

Qui doit rédiger l'analyse d'impact, nous ou notre prestataire ?

La responsabilité revient au responsable du traitement, donc en général à l'organisation qui déploie l'agent. Le prestataire doit fournir les informations techniques nécessaires, et le délégué à la protection des données rend son avis. Nous rédigeons souvent la partie technique avec l'équipe, la décision reste la vôtre.

Que faire si l'agent a déjà été mis en service sans ces précautions ?

Commencer par cartographier les flux réels et fixer des durées de conservation, puis purger ce qui dépasse. Compléter ensuite l'information des personnes, le registre et les contrats de sous-traitance. Si l'agent remplit les critères d'une analyse d'impact, la mener sans attendre et ajuster le traitement selon ses conclusions.