L'IA dans l'événementiel, au service du visiteur
Par AlexandreCTPO et cofondateur, AI, Product et Tech
Le visiteur d'un salon pose sa question comme sur son téléphone, au lieu de chercher dans un programme papier. Voici ce que change un agent conversationnel qui répond depuis les contenus de l'événement, trace l'itinéraire jusqu'au bon endroit, et sait passer la main à un humain.
Le visiteur pose une question, pas un nom de stand
Sur un salon, une foire, un congrès ou un festival, le visiteur arrive avec les mêmes réflexes que sur son téléphone le reste de la journée. Il ne déplie pas un plan papier et ne remonte pas un menu à tiroirs ; il écrit ou il dit ce qu'il cherche, en langage courant. Où est tel stand, à quelle heure commence telle session, où sont les sanitaires, où manger. Cette habitude vient d'ailleurs, mais elle débarque sur le terrain événementiel sans prévenir.
C'est exactement le point de départ d'EventKab, notre agent pour les salons : un chat posé sur le site de l'événement ou accessible par un QR code, qui reçoit la question telle qu'elle est formulée et y répond depuis les contenus que l'organisateur a préparés.
Ce glissement d'usage n'est pas propre aux jeunes visiteurs ni aux événements les plus technologiques. Un public familial venu sur une foire, un décideur pressé sur un salon professionnel, un participant qui jongle entre deux sessions d'un congrès, ou un festivalier en plein air qui cherche un point d'eau : tous posent une question avant de chercher un support. Le programme papier, l'écran d'affichage au mur ou le plan plié en quatre n'ont pas disparu, mais ils ne sont plus le premier réflexe. Concevoir l'expérience visiteur autour de cette question plutôt qu'autour d'un document suppose de changer l'ordre des priorités : le contenu vient d'abord, l'interface qui l'affiche vient ensuite.
L'agent conversationnel répond depuis vos contenus, et cite sa source
Le cœur du dispositif est un agent conversationnel. Il ne répond pas depuis des connaissances générales glanées sur le web : il répond depuis le plan du lieu, le programme des sessions, la liste des exposants et les informations pratiques de l'événement en cours. Chaque réponse indique le document dont elle vient, pour que le visiteur comme l'organisateur puissent vérifier d'où sort l'information.
Cette contrainte change la nature de l'outil. Un agent sourcé ne peut pas inventer un horaire ou un emplacement qu'il ne connaît pas : s'il ne trouve rien dans sa base, il le dit. C'est un choix d'ingénierie, pas un détail d'interface, et c'est celui que nous retenons dans nos méthodes d'agents IA pour tout assistant exposé au public.
L'agent répond aussi dans la langue de la question, sans configuration préalable côté organisateur. Un visiteur qui écrit en espagnol ou en anglais reçoit une réponse dans la même langue, tirée de la même base de contenus. Sur un public international comme sur un public multilingue local, cela évite de préparer une version par langue.
Le détail du fonctionnement, avec les exemples d'échanges réels affichés sur le site, se trouve sur la page dédiée au chat agent.
Cette base de contenus n'a rien d'une documentation figée rédigée une fois pour l'ouverture. Elle rassemble le plan du lieu, le programme des sessions, la fiche de chaque exposant et la foire aux questions pratique de l'événement, et elle peut être corrigée jusqu'à l'ouverture comme pendant le déroulement. Un changement de salle annoncé le matin même, une animation déplacée, une restauration qui ferme plus tôt : la mise à jour se répercute dans les réponses de l'agent sans qu'il faille redéployer quoi que ce soit. C'est ce qui distingue un agent répondant depuis un corpus vivant d'un simple robot de questions-réponses figé à la mise en ligne.
Quand la réponse est un lieu, le plan 3D prend le relais
Une bonne part des questions posées sur un événement appellent une réponse qui est un lieu : un stand, une salle, une scène, un point d'eau. Pour ces questions, le texte seul oblige encore le visiteur à se repérer sur un plan papier plié en quatre, à comparer une numérotation avec une autre, puis à demander son chemin à l'accueil.
Le plan 3D interactif supprime cette étape. Les halls, les scènes et les espaces sont représentés en volume, navigables au doigt depuis le téléphone du visiteur. Quand l'agent identifie que la réponse est un emplacement, il affiche ce plan, met en évidence le point cherché et trace l'itinéraire depuis la position du visiteur, par les allées et non en ligne droite. Le trajet se recalcule si le visiteur se trompe de direction.
Ce plan se construit à partir de ce que l'organisateur possède déjà : un PDF, une image, un fichier de plan d'implantation fourni par le prestataire de stands, ou à défaut le plan du lieu lui-même, que tout site d'accueil ou palais des congrès détient. La numérotation existante est reprise telle quelle, sans créer un second référentiel que personne ne maintiendrait. Si un emplacement change la veille de l'ouverture, il se déplace une fois dans l'outil, et le plan comme les réponses de l'agent suivent, sans réimpression ni redéploiement.
Tout cela reste dans la même conversation : le visiteur ne quitte jamais le chat pour consulter une carte à part. La réponse, la fiche du point d'intérêt et le plan zoomé sur le trajet s'affichent au même endroit.
Ce principe se prête aussi bien à un hall fermé qu'à un site en plein air. Un congrès avec des salles sur plusieurs niveaux, un festival avec plusieurs scènes, des entrées et des points d'eau dispersés : la logique reste la même, seul le contenu du plan change. Les exposants eux-mêmes peuvent reprendre la même balise sur leur propre page, pointée sur leur emplacement, avec le chemin tracé depuis l'entrée du site, ce qui prolonge l'outil au-delà du site de l'organisateur.
La visite personnalisée, avant même l'arrivée
Un visiteur n'a pas besoin d'être sur place pour commencer à préparer sa venue. En indiquant son poste ou le sujet qui l'intéresse, il reçoit des suggestions d'exposants ou de sessions pertinentes, avec la raison qui justifie chaque proposition. Il peut ensuite poursuivre la conversation pour affiner ce parcours ou poser une autre question.
Cette personnalisation répond à un problème concret des grands événements : un visiteur qui ne connaît pas la liste complète des exposants ou le détail du programme ne sait pas ce qu'il rate. En partant d'un besoin ou d'un centre d'intérêt plutôt que d'un nom, l'agent élargit ce que le visiteur découvre, y compris les emplacements les moins visibles.
Sur une foire grand public, la même logique se lit autrement : le visiteur n'arrive pas avec le nom d'un exposant en tête, mais avec un besoin à formuler à sa manière, par exemple isoler une toiture ou trouver une activité pour les enfants. L'agent traduit ce besoin en une liste de stands pertinents, puis trace le chemin jusqu'au premier d'entre eux. La recherche par besoin plutôt que par nom change qui se remplit et à quel moment, au bénéfice des allées qui, sans cela, restent à l'écart du flux principal.
La régie : ce que vos visiteurs cherchent, en direct
Chaque question posée à l'agent est aussi une information pour l'organisateur. La régie agrège ce que les visiteurs cherchent en temps réel : les exposants les plus demandés, les questions qui reviennent, et surtout les questions restées sans réponse, celles qui signalent un trou dans le contenu fourni ou un besoin non anticipé.
Cette donnée a deux usages. Pendant l'événement, elle permet de corriger un contenu manquant ou une information devenue fausse, sans attendre le lendemain. Après l'événement, elle devient une preuve concrète à présenter aux exposants et aux partenaires pour le renouvellement : qui a été recherché, et combien de fois, plutôt qu'une impression générale sur la fréquentation.
Le passage de relais à l'humain
Un agent qui répond depuis un périmètre défini rencontre forcément des questions hors de ce périmètre. La règle posée dans la conception d'EventKab est simple : hors de sa base de contenus, l'agent ne comble pas les trous par une réponse plausible. Il le dit au visiteur et transmet la conversation à l'équipe d'accueil de l'organisateur.
Ce choix découle directement de ce que nous défendons dans notre approche de l'IA responsable : un agent exposé à un public doit savoir reconnaître les limites de ce qu'il sait, et passer la main plutôt que d'improviser une réponse qui sonnera juste sans l'être. Sur un événement, une mauvaise indication d'horaire ou de lieu a un coût immédiat pour le visiteur qui la suit.
Ce relais profite aussi à l'équipe d'accueil elle-même : elle n'absorbe plus la même question répétée à chaque créneau, et peut se consacrer aux demandes qui ont réellement besoin d'un humain.
Une balise à poser, aucune application à télécharger
L'intégration technique tient en une ligne de code ajoutée à la page de l'événement, sans application à faire installer ni compte à créer côté visiteur. Un visiteur qui scanne un QR code sur place ou clique un lien sur le site accède directement au chat. Cette légèreté d'accès compte autant que la qualité des réponses : un outil qui demande un téléchargement avant la première réponse perd une grande partie des visiteurs qui auraient posé leur question.
Pour un organisateur qui n'a pas encore de site propre pour son événement, la vitrine se construit en même temps que l'agent, pour que la balise ait une page où se poser dès le départ.
Hébergement en France et RGPD
Les échanges avec l'agent passent par un modèle de langage français et des données hébergées en France. Le périmètre de collecte, la base légale du traitement et la durée de conservation sont fixés au contrat avant l'ouverture de l'événement, dans une logique de conformité au RGPD plutôt que d'options activées après coup.
Les contenus fournis par l'organisateur, programme, liste d'exposants, plan, ne servent ni à entraîner un modèle tiers ni à être réutilisés sur un autre événement. Cette clarté sur l'hébergement et l'usage des données est, pour beaucoup d'organisateurs publics ou de collectivités, une condition d'entrée avant même de regarder les fonctionnalités.
Ce que l'organisateur doit préparer
La qualité des réponses dépend directement de ce qui est fourni en amont. Trois conditions reviennent systématiquement :
- Des contenus à jour. Le plan, le programme, la liste des exposants et les informations pratiques doivent être justes au moment de l'ouverture, et mis à jour s'ils changent pendant l'événement : une salle décalée, un horaire modifié.
- Un périmètre clair. Définir ce que l'agent doit couvrir, et accepter qu'il renvoie vers l'équipe d'accueil au-delà de ce périmètre, plutôt que de chercher à tout lui faire porter dès la première édition.
- Un format et une échelle précisés. Une foire grand public, un salon professionnel à exposants, un congrès à sessions parallèles et un festival en plein air à plusieurs scènes n'ont pas les mêmes contenus ni les mêmes priorités de recherche ; le cadrage initial tient compte de ce format.
Le projet mené pour EventKab illustre cette logique de bout en bout : une base de connaissance éditable par l'organisateur, un agent qui ne répond que depuis elle, et un réglage testé avant l'ouverture. Le détail de cette réalisation est décrit dans notre fiche agent de chat pour les salons.
Pour un organisateur qui se demande si son événement a besoin de ce type d'outil, ou par où commencer le cadrage, notre diagnostic IA permet de poser la question avant d'engager quoi que ce soit.
Sources
Questions fréquentes
L'agent conversationnel peut-il inventer une réponse s'il ne sait pas ?
Non, c'est la règle de conception posée dès le départ : l'agent répond uniquement depuis les contenus fournis par l'organisateur et cite sa source. S'il ne trouve rien dans cette base, il le signale au visiteur et transmet la question à l'équipe d'accueil plutôt que de proposer une réponse plausible.
Faut-il une application pour que le visiteur utilise le chat et le plan 3D ?
Non. L'intégration se fait par une balise posée sur le site de l'événement, et le visiteur accède au chat en scannant un QR code ou en cliquant un lien, sans rien installer ni créer de compte.
Le plan 3D fonctionne-t-il si l'organisateur n'a qu'un plan papier ?
Oui. Un PDF, une image ou même un plan papier scanné suffisent comme point de départ ; la numérotation des stands existante est reprise telle quelle, et le plan du lieu sert de base quand aucune implantation détaillée n'existe encore.
Où sont hébergées les données des visiteurs et des organisateurs ?
En France, avec un modèle de langage français. Le périmètre de collecte, la base légale et la durée de conservation sont fixés au contrat avant l'ouverture de l'événement, dans le respect du RGPD.